Manual Administracion De Contratos Codelco - uDocz
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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE
CODELCO - CHILE
MANUAL DE ADMI NI STRACI ON
DE CONTRATOS
(Rev. 0)
Septiembre 2004
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INDICE
1. OBJETIVO……………………. ...................................................................................................... .3
2. INTRODUCCION: ¿QUÉ ES ADMINISTRAR EXITOSAMENTE? ...................................................... 3
3. EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO........................................................................................ 4
3.1. ¿Qué es un Administrador de Contrato?............................................................................. 4
3.2. ¿Cuál es la Mision del Administrador de Contrato?.............................................................. 4
3.3. ¿Qué hace el Administrador de Contrato? .......................................................................... 5
3.4. ¿Para obtener Resultados, el fin justifica los medios?.......................................................... 6
3.5. ¿Cómo debe actuar el Administrador de Contrato? ............................................................. 6
3.6. ¿Cuáles son las actividades Clave para Administrar bien un Contrato?.................................. 7
4. CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO.................................. 7
4.1. Del Marco Legal y Normativo Externo de la Administración de Contratos .............................. 7
4.2. Del Marco Normativo Interno (Corporativo y Divisional) ...................................................... 8
4.3. Del Contrato y sus Documentos Integrantes ...................................................................... 8
4.4. De los Tipos de Contratos y sus Riesgos asociados, más Conceptos Básicos de
Negociación y Manejo de Controversias............................................................................. 9
4.5. Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente...................................................................... 9
5. NOCIONES NORMATIVAS BASICAS DE LOS CONTRATOS (MARCO INTERNO Y EXTERNO) ...........10
5.1. ¿Qué Dice la Ley sobre los Contratos?..............................................................................10
5.2. ¿Nuestras Normas también definen los Contratos? ............................................................10
5.3. ¿Cuáles son los Elementos esenciales de un Contrato?.......................................................11
5.4. ¿Qué relación hay entre los Contratos y la Responsabilidad de las Partes?...........................12
5.5. ¿Los Contratos pueden ser interpretados? ........................................................................12
5.6. ¿Los Contratos contemplan Políticas Ambientales o de Protección de los Recursos?..............13
5.7. ¿Y la Responsabilidad Subsidiaria? ¿Qué es? ¿Es materia del Contrato?...............................14
6. TIPOS DE CONTRATOS Y RIESGOS ASOCIADOS......................................................................16
6.1. Contratos a suma alzada.................................................................................................17
6.2. Contratos a serie de precios unitarios...............................................................................19
6.3. Contratos a costos reembolsables ....................................................................................20
6.4. La otra perspectiva ¿Qué es lo contratado?......................................................................21
7. NOCIONES BASICAS PARA NEGOCIACIONES Y RECLAMOS.......................................................22
7.1. ¿Qué se entiende por Negociación? ¿Qué se Negocia?.......................................................22
7.2. ¿Cómo se negocian los Cambios al Contrato? ¿Qué se entiende por “Cambios”?...................23
7.3. ¿Dicen algo las Bases Corporativas sobre los cambios? ......................................................23
7.4. ¿Se le pagan los Cambios al Contratista? ¿De qué forma? ..................................................24
7.5. ¿Qué se debe tener presente además a propósito de los cambios?......................................24
7.6. Los Reclamos.................................................................................................................25
7.7. El Procedimiento de Reclamos ¿Dónde está?.....................................................................26
7.8. Otras consideraciones a tener presente a propósito de los Reclamos...................................27
7.9. ¿Por qué se originan los Reclamos?..................................................................................28
7.10. Recomendaciones prácticas frente a un Reclamo ¿Qué hacer?.......................................28
7.11. Las Actas de Cierre Parcial ¿Qué son?..........................................................................29
8. ANEXO 1: CHECK LIST 30
9. ANEXO 2: ATRIBUTOS DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS.................................................32
10. ANEXO 3: NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS APLICABLES AL CONTRATO..........................34
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1. OBJETI VO
El presente Manual tiene por objeto entregar orientaciones generales al Administrador de contratos
de Codelco, para el mejor desarrollo de una gestión enfocada a los resultados, de manera
informada, ordenada, documentada y estandarizada, acorde con las políticas de la Corporación.
Si bien las partes procuran dejar por escrito todas las regulaciones que representan el acuerdo
adoptado entre ambas, lo normal es que al contratar se exprese sólo su parte esencial y algunas
disposiciones accidentales de aplicación especial, en la medida que ellas puedan ser previstas por
los contratantes.
De allí resulta que un contrato no puede regular todas las posibles situaciones que se pueden dar
durante su desarrollo.
Dichas situaciones son las que generan el campo de acción del Administrador, cuya gestión debiese
tomar en consideración el marco global tratado en este Manual.
Resulta de lo anterior que, tanto lo explícito como lo implícito del contrato, así como todo lo que
pase durante su desarrollo sin haber sido previsto, será el espacio para la gestión del Administrador
del contrato. Un desafío y un compromiso, que requieren lo mejor de nuestras capacidades,
conocimientos y competencias.
2. I NTRODUCCI ON: ¿QUÉ ES ADMI NI STRAR EXI TOSAMENTE?
En un sentido amplio, la administración consiste en alcanzar un objetivo mediante las acciones de
planificar, organizar, dirigir, controlar y tomar decisiones. “Administrar” implica entonces poner
recursos en acción para lograr un resultado esperado, lograrlo con el trabajo propio y
principalmente, con el trabajo de otros.
Desde hace ya algunos años, la tendencia en casi todas las empresas es asignar personal y
recursos propios a los procesos centrales del negocio y abastecer desde afuera los bienes y
servicios requeridos para apoyar esos procesos. Esa tendencia es parte de la adaptabilidad que las
organizaciones requieren para mantenerse vigentes en un ambiente cada vez más competitivo.
Este es el imperativo que explica la creciente participación de proveedores y contratistas en todo
tipo de actividades, cada vez más integrados a los procesos de sus clientes, llegando a formar parte
de su cadena de valor.
Por su parte, también están cambiando las competencias necesarias para administrar con éxito los
procesos de negocio de cada compañía. En adelante, administrar exitosamente los contratos
implicará desarrollar nuevas competencias, tanto más cuando la sociedad se vuelve cada vez más
litigante.
Los procesos de negocio tienden a ser menos predecibles que muchos de los procesos productivos
que hasta ahora han determinado las estructuras organizacionales que conocemos. Actualmente,
el conocimiento requerido para un alto desempeño se torna cada vez más evolutivo que
acumulativo, y por ello las organizaciones verticales y jerárquicas han reaccionado "aplanando" su
estructura para alinear sus procesos clave a la estrategia del negocio.
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En una organización de alto desempeño, los nuevos cargos tenderán a definirse en mayor medida
por la creación, aseguramiento y realización de valor a través de procesos integrales y completos,
más que por la división funcional del trabajo con el foco puesto en la especialización y en la tarea.
De otra manera, al fraccionar esos procesos se diluyen y se delega inversamente la responsabilidad
por los resultados finales y por la creación de valor.
Administrar un contrato es administrar un negocio. La gestión por el resultado del negocio debe
quedar en manos de una sola persona, de principio a fin. La organización funcional de la empresa
será el soporte y rodamiento que facilita transversalmente el desarrollo de esa gestión.
Esta lógica tan simple como verdadera, debe ser compartida por las personas con las que
trabajamos. Conseguir su compromiso es administrar exitosamente.
3. EL ADMI NI STRADOR DE CONTRATO
3.1. ¿Qué es un Administrador de Contrato?
Un Administrador de Contrato es la persona designada y facultada por Codelco, que en su
nombre y representación asume la responsabilidad de velar por el cumplimiento correcto y
oportuno del contrato, a través de quién Codelco se relaciona con el contratista.
En este mismo sentido, el artículo 1.2 de las Bases Administrativas Generales lo define como:
“Persona designada por Codelco que, en su representación, actúa y se relaciona
administrativamente con el contratista en todas las materias del contrato, asumiendo la
responsabilidad de velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del
mismo”
.
El propósito final del Administrador de Contrato es asegurar que la ejecución de un trabajo o
un servicio encargado a un contratista, sea realizado en forma correcta, segura y oportuna.
Para estos efectos, Codelco dota al Administrador de la facultad para representarla frente el
contratista. En consecuencia, los actos efectuados por el Administrador se entienden como
efectuados por Codelco, con toda la responsabilidad que ello implica, que se traduce en velar
permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.
3.2. ¿Cuál es la Mision del Administrador de Contrato?
La misión del Administrador de Contrato es representar a la Corporación en uno o más
contratos, para asegurar que las partes cumplan sus respectivas obligaciones, y así lograr el
producto o servicio encomendado de acuerdo al alcance y a los términos del contrato,
documentando su actuación administrativa, hasta el finiquito del mismo.
No obstante esta definición esencial, su ámbito de acción se extiende más allá del desarrollo
mismo del contrato, en una perspectiva que abarca desde el proceso completo de un
negocio, hasta la gestión del conocimiento. Esto es:
a. Participa y comparte la definición y el alcance del servicio, y su forma de contratación.
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b. Participa en el proceso de contratación del producto o servicio desde sus etapas más
tempranas, con el apoyo o soporte de las unidades especializadas de la organización.
c. Administra el contrato, hasta su finiquito.
d. Optimiza los resultados del contrato en términos de costo, plazo y calidad, en la
perspectiva del cliente interno, y con equidad para las partes.
e. Contribuye a la difusión de las mejores prácticas obtenidas como resultado de la gestión
realizada.
3.3. ¿Qué hace el Administrador de Contrato?
Planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo a políticas, normas corporativas, legislación
vigente, y términos del respectivo contrato, todas las actividades orientadas a obtener el
producto o servicio materia del contrato, en una perspectiva de negocio y asegurando la
oportunidad y calidad requeridas para atender las necesidades de operación o inversión de
la Corporación.
Para cumplir lo anterior es imprescindible que el Administrador conozca muy bien:
a. El contrato propiamente tal y todos los documentos que lo integran, tales como las bases
técnicas y administrativas, las especificaciones, aclaraciones, ofertas, planos, etc. Esta
documentación, que forma un todo, debe ser obtenida completa, mantenida, y
principalmente conocida en profundidad por el Administrador.
b. Que a nivel interno (Divisional o Corporativo) debe tratar usualmente con las áreas de:
- Gestión Territorial
- Protección Industrial (control acceso)
- Gestión Riesgo/Calidad/M. Ambiente (inducción/pases, prevención)
- Higiene y Salud Ocupacional
- Abastecimiento (contratos, bodegas, compras)
- Contraloría (control egresos/custodia de garantías)
- Control Laboral (resguardo responsabilidad subsidiaria)
- Servicios (comunicaciones, instalaciones, suministros)
- Legal (interpretación, controversias)
- Auditoria
c. Que debe hacer frente a entidades externas que por disposiciones legales y/o normativas
se relacionan con el contrato que administra, tales como:
- Servicio Nacional de Geología y Minería (SERNAGEOMIN)
- Dirección/Inspección del Trabajo
- Organismos administradores del seguro de accidentes del trabajo
- Dirección de Obras Municipales (comuna que corresponda)
- Guarnición Militar (uso y control de explosivos, si es el caso)
- Comisión Nacional del Medio Ambiente CONAMA (si los trabajos se asocian con
DIA/EIA)
- Dirección de Obras Hidráulicas (si los trabajos afectan cauces de agua)
- Ministerio de Bienes Nacionales (si hay uso de bienes nacionales de uso público)
- Servicio de Salud
- Servicio Agrícola y Ganadero
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Tener presente:
También es imprescindible que el Administrador conozca claramente lo que nunca debe
hacer:
a. Delegar la administración, o delegar parte de ella sin ejercer control y supervisión sobre lo
delegado.
b. Dar instrucciones u órdenes directas al personal del contratista, excepto ante un
inminente peligro de accidente.
c. Ordenar al contratista, o permitir, cambios, adicionales, extraordinarios, reprogramación,
sin un acuerdo previo y documentado de su impacto en el precio, plazo, y gastos
generales del contrato, excepto ante casos excepcionales muy calificados en que el
acuerdo documentado se hará a la brevedad luego de superada la excepcionalidad.
3.4. ¿Para obtener Resultados, el fin justifica los medios?
Si bien la gestión de Codelco debe orientarse a la obtención de resultados, éstos no pueden
obtenerse a cualquier costo ni de cualquier manera, sino dentro de las limitaciones
que impone el adherir a determinados principios y valores básicos de comportamiento.
Codelco tiene una política de Ética Comercial, la que todos sus trabajadores deben cumplir
en sus actuaciones con los proveedores. De ella destacamos sus tres principios rectores:
a. Transparencia: Supone aplicar reglas claras, conocidas, válidas para todos, y sobre todo
respetadas. Esto sólo es posible en un ambiente de equidad y formalidad.
b. Equidad: Durante el proceso de licitación implica imparcialidad, igualdad de información y
de oportunidad para todos los interesados, sin privilegios o ventajas sobre los demás.
Durante el transcurso del contrato, significa principalmente sopesar adecuadamente todos
los elementos antes de pronunciarse sobre una solicitud o requerimiento de la otra parte,
actuando con equilibrio respecto de los derechos de las partes.
c. Formalidad: Se refiere al actuar o comportarse con seriedad, responsabilidad, precisión y
claridad. La formalidad es necesaria para que la transparencia y la equidad sean
percibidas interna y externamente, y así crear y mantener la confianza.
3.5. ¿Cómo debe actuar el Administrador de Contrato?
En términos generales, las acciones que debe emprender el Administrador de Contrato para
el cumplimiento de su misión deben guiarse a lo menos, de acuerdo con las siguientes
directrices:
a. Tener muy buen conocimiento del contenido de los documentos que forman parte del
contrato, y remitirse a ellos cada vez que se analice un tema contractual.
b. Velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato, respecto
de las obligaciones de cualquiera de las partes.
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c. Administrar el contrato utilizando las mejores prácticas, en un marco de ética comercial, y
respetando el alcance de los servicios contratados teniendo presente que el contratista no
tiene obligación de ejecutar solicitudes que excedan al alcance sin mediar una
modificación del contrato.
d. Predisposición al orden y a la documentación para asegurar la trazabilidad de sus
actuaciones, dejando los respaldos necesarios para que la organización pueda realizar las
auditorias y controles que estime necesarios.
e. Actuar de manera proactiva, identificando tempranamente, y aprovechando, las
eventuales oportunidades, así como anticipándose a los posibles problemas, desviaciones
y fuentes de reclamos, tomando acción inmediata para resolverlos.
f. Actuar con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que impone el
contrato, exigiendo el cumplimiento de las obligaciones del contratista en términos de
costo, plazo, calidad y seguridad.
g. Mantener debidamente informada a la organización interna, sobre la marcha del contrato
y sus eventuales oportunidades y/o amenazas. (mejoramientos y/o reclamos, problemas o
desviaciones)
3.6. ¿Cuáles son las actividades Clave para Administrar bien un Contrato?
Conforme a su misión, el Administrador de Contrato debe cumplir con ciertas actividades
específicas necesarias, las que debe ejecutar desde el inicio del contrato hasta su finiquito y
que forman parte de sus responsabilidades generales.
La base del éxito de su gestión será el cumplimiento de esas actividades principales, que se
resumen en el ANEXO Nº 1 de este Manual.
Sin perjuicio de lo anterior, es de especial importancia que el Administrador participe o
procure participar en las etapas más tempranas del proceso de contratación. En la medida
que se encuentre involucrado desde un principio, contará con mayores y mejores
herramientas para hacer frente a su misión.
4. CONOCI MI ENTOS QUE DEBE TENER EL ADMI NI STRADOR DE CONTRATO
4.1. Del Marco Legal y Normativo Externo de la Administración de Contratos
Para administrar correctamente un contrato no basta sólo con el manejo de los documentos
contractuales, pues existen, por una parte, ciertos derechos y obligaciones implícitas o
“naturales” que sin estar expresamente señalados en el contrato se entienden formar parte
integrante del mismo y, por otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable, sea
porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro de su ámbito de
aplicación.
Ejemplos de lo anterior son el
Código Civil
, cuyas disposiciones se aplican al contenido del
contrato; el
Reglamento de Seguridad Minera
(D.S. 72, Minería, 1986 y sus
modificaciones), al tratarse de labores mineras o complementarias a la labor minera; el
Código del Traba o
y otras disposiciones legales que refieren a la responsabilidad
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subsidiaria o solidaria del dueño de la obra o establecimiento, las
Normas Chilenas
para la
ejecución de ciertos trabajos o prestación de servicios, de acuerdo con su especialidad, la
regulación de los seguros
para cubrir los riesgos del contrato, dependiendo de su
naturaleza. etc.
El Administrador debe tener presente que todo contrato civil está subordinado a la Ley, y
cualquier obligación o responsabilidad que exista en virtud y por mandato de la ley, estará
siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el Administrador debe tener, a lo menos, un
conocimiento general del marco legal y normativo involucrado y, en caso de duda, debe
consultar con los especialistas de Codelco en cada materia.
4.2. Del Marco Normativo I nterno (Corporativo y Divisional)
En la Corporación existe un orden normativo que refiere y aplica a la gestión de
abastecimiento, entre los que se encuentra la contratación de bienes y servicios. En dicho
orden se encuentran, los siguientes documentos:
a. La Política de Abastecimiento de bienes y servicios (Política de la Gerencia Corporativa de
Abastecimiento)
b. Manual de Alcance de Facultades (MAF) Corporativo y Divisional
c. Las Normas Corporativas (NCC)
d. Los Manuales de Adquisiciones, de Contratación
e. El presente Manual de Administradores de Contrato
f. Los procedimientos y normas Divisionales
La normativa interna antes referida no forma parte de los documentos contractuales, y por lo
tanto su cumplimiento no puede ser exigido al contratista, salvo en lo que se haya
incorporado expresa, especial, o genéricamente en el contrato o en sus respectivas bases.
Sin embargo resultan obligatorios en la gestión del Administrador, por tanto, su accionar
debe ser consistente con dichas normas.
4.3. Del Contrato y sus Documentos I ntegrantes
Los contratos constan usualmente de los siguientes documentos:
a. El contrato y sus documentos anexos
b. Las Bases Administrativas Especiales (BAE)
c. Las Bases Administrativas Generales (BAG)
d. Las Bases Técnicas (BT)
e. Las Bases de Medida y Pago
f. Las Consultas, respuestas y aclaraciones emitidas durante el proceso de licitación
g. Las Aclaraciones de la oferta
h. La Oferta Técnica
i. La Oferta Económica
j. Las exclusiones o condiciones comerciales especiales señaladas en la oferta, y que hayan
sido aceptadas por Codelco al adjudicarse el contrato.
Todos estos documentos forman parte integrante del contrato. En consecuencia, el
Administrador debe conocer bien cada uno de ellos para poder exigir su cumplimiento.
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Es importante además que el Administrador sepa que, usualmente, dichos documentos
cuentan además con un
orden de precedencia
, vale decir que, frente a contradicciones o
inconsistencias entre ambos, algunos de ellos priman sobre otros. Dicho orden se encuentra
establecido en el mismo contrato, o en las BAE, o por defecto, en las BAG.
¿Desde cuándo existe el contrato?
El contrato no existe sólo desde el momento en que las partes lo firman.
Hay contrato desde
que el aceptante comunica por escrito al oferente que acepta su oferta, lo que ocurre con la
adjudicación y/o con una carta de intención, lo que ocurra primero
.
Los contratos son en general
consensuales
, vale decir, se entienden existentes y vigentes
desde el momento en que las partes se ponen de acuerdo en los derechos y obligaciones
esenciales, por ejemplo, en el trabajo a desarrollar y el monto que se pagará por él,
sin
necesidad de ninguna otra formalidad adicional
. De tal modo, aceptada la oferta por escrito,
ya se han acordado los elementos esenciales y el contratista adjudicado
puede exigir desde
ese mismo instante el cumplimiento del contrato
.
Entonces, ¿por qué se hace y se firma el contrato? ¿Qué valor agrega?
Un contrato firmado es un contundente medio de prueba. Frente a un reclamo, juicio o
arbitraje, sin el contrato firmado, la sola prueba de que existe una obligación o un derecho
podría costar a la parte afectada muchos recursos y tiempo. Su valor agregado es entonces
evitar ese riesgo.
Por esa razón los servicios deben iniciarse con el contrato ya firmado, excepto en caso de
una urgencia que justifique asumir el riesgo ya señalado.
4.4. De los Tipos de Contratos y sus Riesgos asociados, más Conceptos Básicos de
Negociación y Manejo de Controversias
El presente Manual entrega algunos elementos generales sobre los aspectos referidos. Sin
embargo, para contar con un nivel adecuado de las competencias necesarias, se deben
adquirir ciertos conocimientos en la materia mediante procesos de capacitación especial. Ello,
no obstante que en la práctica, el Administrador se pueda apoyar y asesorar con
especialistas, lo cual siempre será recomendable.
4.5. Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente
Codelco tiene una política corporativa de protección de los recursos. Normalmente ella no
forma parte del contrato, excepto si existe una cláusula accidental para tal objeto. Sin
embargo, el Administrador de contratos tiene la obligación de ceñirse a la política de
protección de los recursos de su organización
Más adelante profundizaremos aspectos que el Administrador de contratos debe conocer y
manejar en estas materias.
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5. NOCI ONES NORMATI VAS BASI CAS DE LOS CONTRATOS (MARCO I NTERNO Y
EXTERNO)
5.1. ¿Qué Dice la Ley sobre los Contratos?
El Código Civil es el cuerpo legal principal que regula las relaciones entre los particulares al
interior de la República de Chile.
Lo anterior es sin perjuicio de que existan leyes o cuerpos normativos de aplicación general
que traten en forma más específica algunas relaciones entre privados o parte de ellas.
Uno de los aspectos regulados por el Código Civil es precisamente el contrato y sus
contenidos, considerándolo desde una perspectiva básica como un acuerdo de voluntades
que produce el efecto de crear o modificar derechos y obligaciones entre dos o más
personas.
En particular, el artículo 1438 del Código define al contrato o convención como:
“Un acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hace o no hacer alguna cosa”,
aclarando que
“cada parte puede ser una o muchas personas”
.
El mismo Código señala que en cualquier contrato, sus elementos pueden ser de tres
categorías:
Esenciales:
Aquellos que, si no están en el contrato, éste último no produce efecto alguno,
o degenera en uno diferente; por ejemplo, el pago del precio o la ejecución del trabajo.
Naturales
: No obstante no ser esenciales en el contrato, se entienden incorporados a él sin
necesidad de una cláusula especial; por ejemplo, la obligación de responder por los actos
negligentes o dolosos cometidos, o bien, efectuar en forma oportuna el pago al contratista
por su servicio o trabajo.
Accidentales
: Aquellos que requieren estar expresamente establecidos en el contrato para
exigir su cumplimiento; por ejemplo, las retenciones, garantías bancarias, o las convenciones
acerca de la forma de pago.
5.2. ¿Nuestras Normas también definen los Contratos?
Si. Las Bases Administrativas Generales para Contratos de Construcción - Ingeniería y
Servicios, en su artículo 1.2 definen al contrato como:
“Documento que establece el acuerdo de voluntades entre Codelco y el contratis a, para que
este último ejecute una obra material, t abajo o servicio por encargo del primero. Este acuerdo
se perfecciona y formaliza por escrito, con la iden ificación de las partes, la especificación del
encargo y su aceptación, la contraprestación o pago, el plazo de ejecución y las demás
condiciones acordadas ent e las partes. Mediante el contrato se expresan los derechos y
obligaciones de las par es contratantes y su con enido prevalecerá sob e lo exp esado en
cualquier otro documento”
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